программа директум что это такое

Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Источник

Интеллектуальные возможности Directum RX

AI-сервисы Ario в составе Directum RX берут на себя рутинные этапы обработки документов в самых разных бизнес-процессах.
Они классифицируют, извлекают данные, распознают документы со 100%-ной точностью.
Доверьте скучную работу алгоритмам — от 3 руб. за документ.

Ваш цифровой ассистент

Набор интеллектуальных функций

Фоновая индексация документов

Текстовый слой извлекается автоматически даже из тех документов, которые не проходили предварительную обработку сервисами Ario. Для этого нужно только настроить процесс фоновой индексации. В результате все документы становятся доступными для поиска по содержимому, и пользователям их проще найти.

Нечеткий поиск

Если в документе не хватает реквизитов, или из-за качества изображения какой-то из них не распознается, то в работу включаются разработанные алгоритмы нечеткого поиска данных с помощью Elastic Search. С помощью этой функциональности можно с высокой вероятностью заполнять любые справочные реквизиты даже если не хватает части распознанных данных.

100%-ное распознавание с соблюдением сроков

Интеллектуальные механизмы Directum Ario One извлекают реквизиты и другую информацию из документов любой сложности: паспортов, первички, договоров, чертежей. Облачный оператор проверяет корректность извлеченных фактов, при необходимости дозаполняет данные. Заказчик получает документы, распознанные со 100%-ной точностью, а высвободившиеся ресурсы направляет на выполнение более приоритетных и творческих задач.

Регистрация входящих документов из Outlook

Решение предназначено для занесения документов из почтового клиента в систему Directum RX. В результате ускоряется обработка документов, полученных по электронной почте:

Сравнение документов

Решение позволяет выявить расхождение на всех этапах согласования. Поддерживается работа с редактируемыми (с текстовым слоем) и нередактируемыми (без текстового слоя) форматами. По итогу сравнения формируется информативный отчет с результатами расхождений. Теперь не придется тратить время на вычитку всего текста — достаточно просмотреть изменившиеся места в документе.

Перекомплектование документов

Решение предназначено для формирования в Directum RX корректного комплекта документов. Оно упрощает оцифровку бумажных документов, позволяя с минимальными затратами исправить ошибки сканирования и классификации документов:

Инструмент визуальной разметки данных

Ario Visual Image Annotator (AVIA) — инструмент визуальной разметки. С его помощью можно самостоятельно и без привлечения разработчика формировать модели для извлечения значимых данных из документов.

Источник

Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами

Решения для разных задач бизнеса

Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.

Каждое решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки. Поддерживается переход на электронный юридически значимый обмен с контрагентами через сервисы ЭДО.

Встроенные интеллектуальные сервисы

Сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке информации и различных видов документов:

В Directum RX доступны ключевые воможности:

Современный интерфейс и удобство работы пользователей

Возможности системы легко освоить — интерфейс прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны.

Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции.

Документы просто создавать из настроенных шаблонов — они учитывают правила оформления компании.

Совместное редактирование и рецензирование ускоряет согласование за счет одновременной работы пользователей над одним документом.

Легкая модификация под требования бизнеса

Стандартная настройка Directum RX не требует навыков программирования: в несколько кликов создаются виды документов и их категории, а принятые регламенты отражаются в графическом редакторе.

Среда разработки дает возможность тонко настраивать процессы в системе под сложные регламенты и расширять функциональность. Все версии кода хранятся в системе управления версиями.

Масштабируемая архитектура и готовые интеграционные решения

Доказанная работа 20 000 пользователей на одном сервере и готовность к высокой нагрузке за счет горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.

Кроссплатформенность — система работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.

Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.

Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.

Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.

Локальный и облачный вариант поставки

Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.

Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.

Источник

Документы

Directum RX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Создание документов

Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.

Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан локально на компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав кнопку в карточке, или перетащив локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook в проводник Directum RX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов.

При создании документа сотруднику доступны шаблоны, которые подбираются исходя из данных в карточке документа. Например, при создании договора в окне для выбора отображаются шаблоны договоров. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра.

Создание со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Это удобно, например, при обработке входящих писем, которые поступили почтой или с курьером. Отсканировать документ и занести его в систему можно, нажав кнопку в карточке документа или на панели «Версии». Образы страниц отображаются в области предпросмотра, где их можно повернуть и изменить порядок следования, удалить неудачные и сделать новые.

Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие — для внесения в текст изменений при согласовании. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.

Чтобы посмотреть список всех версий документа, достаточно вызвать контекстное меню в списке:

Для каждой версии также доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, распечатать и т.д.

Редактирование и просмотр документов

Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Ознакомиться с документом можно прямо в карточке задачи, задания или уведомления на панели предпросмотра. Возможность позволяет одновременно читать документ и оставлять комментарии в тексте задания.

Источник

Функциональные возможности

Документы

Бизнес-процессы

Решение для управления бизнес-процессами: установка правил и ролей взаимодействие сотрудников, постановку и контроль задач, настройка замещения отсутствия

Делопроизводство

Решение для управления делопроизводством: работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией

Планирование проектов

Планирование проектов расширяет функциональность решения «Проекты» и позволяет в рамках одной системы решать задачи компании в области управления проектами на всех стадиях: от инициации и планирования до реализации и завершения

Agile-доски

Договоры

Автоматизация работы с договорами позволяет создавать договора из готовых настроенных шаблонов и согласовывать их по регламентам компании

Интеллектуальная обработка документов

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль выполнения поручений и дисциплины по задачам и выданным поручениям

HR Pro. HR-процессы

Цифровизация кадровых документов и процессов: прием и движение персонала, организация отпусков, юридически значимое ознакомление с внутренними приказами и локальными нормативными актами. Поддержка любых видов электронных подписей. Эффективная работа с персоналом как в офисе, так и удаленно

Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис

Интеграция с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис позволяет отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office. Привычная работа с документами, их совместное редактирование и рецензирование пользователями

Источник