автоматически заполнить таблицу программы excel однородными данными можно с помощью команд
Автозаполнение ячеек в Excel
Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.
Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.
Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.
На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.
Автозаполнение в Excel из списка данных
Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.
В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.
Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.
Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.
Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.
В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).
Посередине выбирается нужный тип:
Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
Автозаполнение чисел с помощью мыши
Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.
Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
Автозаполнение дат с помощью мыши
Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
Как выполняется автозаполнение ячеек в Экселе
Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.
Принцип работы автозаполнения
Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:
Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.
Автоматическое заполнение числами
Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:
Альтернативный способ
Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.
После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.
Заполнение значений математической прогрессии
С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.
Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).
Использование функции “Заполнить”
Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:
Заполнение ряда прогрессии
С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:
Автозаполнение ячеек формулами/функциями
Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.
Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:
Другие виды автозаполнения
Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.
Даты
Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.
Дни недели/месяцы
Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).
Произвольные значения
Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.
При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.
Создаем собственные списки
Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:
Заключение
Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.
Как автоматически заполнить ячейки в MS Excel с большими таблицами
В программе Excel существует много приемов для быстрого и эффективного заполнения ячеек данными. Всем известно, что лень – это двигатель прогресса. Знают об этом и разработчики.
На заполнение данных приходится тратить большую часть времени на скучную и рутинную работу. Например, заполнение табеля учета рабочего времени или расходной накладной и т.п.
Рассмотрим приемы автоматического и полуавтоматического заполнения в Excel. А так же, какими инструментами обладают электронные таблицы для облегчения труда пользователя. Научимся применять их в практике и узнаем насколько они эффективные.
Как в Excel заполнить ячейки одинаковыми значениями?
Сначала рассмотрим, как автоматически заполнять ячейки в Excel. Для примера заполним наполовину незаполненную исходную таблицу.
Это небольшая табличка только на примере и ее можно было заполнить вручную. Но в практике иногда приходится заполнять по 30 тысяч строк. Чтобы не заполнять эту исходную таблицу вручную следует создать формулу для заполнения в Excel данными – автоматически. Для этого следует выполнить ряд последовательных действий:
При заполнении 30-ти тысяч строк невозможно не допустить ошибки. Выше приведенный способ не только экономит силы и время, но и исключает возникновение ошибок вызванных человеческим фактором.
Внимание! В 5-том пункте таблица красиво заполнилась без ошибок, так как наша активная ячейка была по адресу A2, после выполнения 4-го пункта. При использовании данного метода будьте внимательны и следите за тем где находится активная ячейка после выделения. Важно откуда она будет брать свои значения.
Полуавтоматическое заполнение ячеек в Excel из выпадающего списка
Теперь в полуавтоматическом режиме можно заполнить пустые ячейки. У только несколько значений, которые повторяются в последовательном или случайном порядке.
В новой исходной таблице автоматически заполните колонки C и D соответствующие им данными.
Такой полуавтоматический способ ввода данных позволяет в несколько раз ускорить и облегчить процесс работы с таблицами.
Внимание! Если значение состоит из нескольких строк, то при нажатии на комбинацию ALT+(стрела вниз) оно не будет отображаться в выпадающем списке значений.
Разбить значение на строки можно с помощью комбинации клавиш ALT+Enter. Таким образом, текст делится на строки в рамках одной ячейки.
Примечание. Обратите внимание, как мы вводили текущую дату в пункте 4 с помощью горячих клавиш (CTRL+;). Это очень удобно! А при нажатии CTRL+SHIFT+; мы получаем текущее время.
Автозаполнение ячеек в Excel. Как выполняется автозаполнение – все варианты
Для упрощения работы в Excel существует множество полезных функций. Зачастую работать с таблицами и вносить большое количество данных вручную отнимает время и силы. Именно для упрощения этой задачи разработчики программного обеспечения Эксель внедрили функцию «Автозаполнение ячеек». С ее помощью можно автоматизировать процесс внесения данных в таблицы и сделать так, чтобы система автоматически подставляла необходимые данные и ускоряла процесс работы и проведения сложных подсчетов.
Принцип работы автозаполнения
Если у вас при работе возникла необходимость прибегнуть к автозаполнению ячеек, вам нужно использовать «Маркер заполнения». Для использования этой функции следуйте следующему алгоритму:
Автозаполнение ячеек с помощью «Маркера заполнения» варьируется в зависимости от данных. В нашем примере приведен текст, который был скопирован в другие ячейки. Если вместо текста подставить цифры и выбрать «Запустить процесс» – все ячейки будут по порядку пронумерованы.
Автоматическое заполнение числами
Применяя способ «Маркера» для заполнения таблицы числами автоматически можно добиться простановки подряд идущих чисел в нужных клетках. Рассмотрим применение этой функции на примере чисел от 1 до 25. Вместо того чтобы расставлять 25 цифр вручную, воспользуйтесь следующим способом:
Использование функции “Заполнить”
Чтобы использовать «Автозаполнение» вы также можете прибегнуть к специальной функции «Заполнить». Для этого следуйте следующей инструкции:
Автозаполнение ячеек формулами/функциями
Если вы являетесь более продвинутым пользователем, вы можете воспользоваться другой, также распространенной опцией для введения и расстановки данных автоматически. Эта опция позволяет заполнять ячейки с помощью формул. В этом случае учитываются относительные и абсолютные ссылки, которые находятся в определенной ячейке.
К примеру, у вас имеется собственный магазин или вы наемный бухгалтер. Перед вами стоит задача посчитать выручку за определенные товары, при этом вы имеете стоимость каждой позиции и их продажи. Подсчитать итог можно следующим образом:
Обратите внимание! Все формулы в Excel должны начинаться со знака равно, без него формула становится просто текстом без дальнейшего действия.
Автозаполнение в Excel из списка данных
При работе с вводом множества данных зачастую возникает необходимость ввести не только цифры или дни, но и другие данные, которых в стандартных списках нет. К примеру, необходимо ввести названия нескольких десятков городов в определенном порядке, наименование различных товаров или имена.
Автозаполнение дат с помощью мыши
Если у вас возникла необходимость продлить список дат – воспользуйтесь следующей подсказкой:
При этом цифра 15 остается неизменной, а цифра 31 меняется автоматически в зависимости от количества дней в каждом определенном месяце.
Использование прогрессии
Если вручную переносить содержимое ячеек нет времени или желания, вы можете использовать специальную функцию для этого – прогрессию. Для ее применения следуйте следующей инструкции:
Другие виды автозаполнения
Эксель – это практичная и полезная программа, позволяющая заполнить по порядку не только числа, но и другие схожие данные. Алгоритм действий тот же самый, что описан выше.
Введение дат
Важно! Формат ячеек можно изменять в зависимости от наших целей.
С помощью этих же функций можно автоматически проставить в нужных ячейках дни недели или месяцы.
27
Создаем собственные списки
Если в процессе работы выяснилось, что нужного вам варианта автоматического заполнения данных нет в программе, вы можете создать подходящий вам самостоятельно. Следуйте следующей инструкции для этого:
Таким образом, вы получаете ячейки, заполненные с учетом расположения значений в созданном вами списке. Заполнение производится циклически – после последнего слова из списка он воспроизводится заново, начиная с первого слова.
Как пронумеровать строки в Excel
Чтобы пронумеровать строки в Excel, следуйте этим подсказкам:
Таким же способом можно пронумеровать столбцы в таблице Эксель.
Как задать список нечетных или четных чисел
Отличие версий программы Excel
Все указанные выше инструкции применяются для более новых версий Excel – 2007, 2010, 2013, 2016. В пакете 2003 года функция «Прогрессия» находится в другом разделе вкладки «Меню». Остальной принцип работы, указанный выше подходит для Excel 2003. Чтобы настроить заполнение ячеек в Microsoft Office Excel 2003, используя «Прогрессию», следуйте этой инструкции:
Заключение
Хоть освоение инструмента «Автозаполнение ячеек» может показаться сложным и долгим, всегда важно уметь им пользоваться, а время, потраченное на освоение этой функции, полностью окупится в последующей работе. Данная функция помогает оптимизировать процесс ввода однотипных данных, делая это за вас, что значительно экономит время.
Используя этот инструмент, можно автоматически вводить различные данные – от стандартных (даты, числа, дни недели) до нестандартных (путем создания собственных списков). Количество создаваемых списков неограниченно – вы можете сделать столько, сколько считаете нужным. Все созданные списки сохраняются и становятся доступными для последующей работы, при необходимости их можно удалить.