Автоматизация гостиничного бизнеса
Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.
Что такое система автоматизации гостиниц
Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.
Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.
Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.
Преимущества автоматизации
Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:
Функции систем автоматизации
Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:
Взаимодействие с внешними системами
Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.
К внешним системам относятся:
Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля
Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:
1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.
2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.
3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.
4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.
Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:
Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.
Контур Отель
Что такое Контур Отель?
Контур Отель — комплексное решение для учреждений, оказывающих гостиничные услуги гражданам РФ и иностранцам,
автоматизирует вашу работу с номерным фондом и тарифами, с более 30 ключевыми площадками.
Это веб-сервис, который объединяет в себе 4 основных функциональности, необходимых современной гостинице, в одном окне:
Управление номерным фондом и тарифами.
Предоставляет возможность формировать и вести журнал резервирования номеров в электронном виде, дополнять и изменять информацию и цены на них.
Напрямую грузит данные по броням в «Систему управления отелем» с площадок, с которыми заключены соглашения.
Передает информацию о стоимости номеров, количестве и категориях доступных для продажи номеров на площадки бронирования.
Позволяет разместить информацию об отеле в социальных сетях или сделать мини-сайт гостиницы, автоматизирует получение броней с этих источников.
Документооборот с органами, ведущими миграционный и регистрационный учет.
Позволяет в удобной форме заполнить сведения о постояльцах или загрузить уже имеющиеся данные в нужном формате и отправить их в электронном виде в УВМ МВД, а также формировать журнал регистрации иностранных граждан по форме № 2-Г.
Кассовое программное обеспечение, интегрированное с сервисом Контур Отель.
Позволяет печатать фискальные чеки о предоставленных услугах и проданных товарах, получая данные из программы.
Сервис Контур Отель позволяет:
Возможности программы
Площадки, с которыми работает Контур Отель
Таблица сравнения программы «Контур Отель» и «Система управления отелем»
Контур Отель
Для кого подходит
Для компаний, которые хотят:
Для отельеров, которым нужен не весь функционал сервиса,
Период подключения
Наполнение тарифного плана
Состоит из программы:
Контур Отель тарифы
Для каждого объекта размещения, обладающего уникальной комбинацией «наименование – адрес расположения», требуется подключать отдельный тарифный план.
Для подключения Вам доступны два тарифа:
Тарифный модификатор подключается и действует до окончания срока действия основного тарифа.
Стоимость подключения тарифного модификатора рассчитывается пропорционально сроку, на который он подключается.
В случаях, когда на объекте размещения учет ведется по количеству койко-мест:
Кроме того, Контур Отель прост в освоении и легко настраивается, а вся информация, передаваемая по ТКС, обрабатывается в соответствии с Законом «О персональных данных» № 152-ФЗ, и можно не переживать за безопасность.
Управление номерным фондом гостиницы онлайн
Контур.Отель поможет вам управлять номерным фондом, избежать накладок по бронированиям и ошибок при расчетах с гостями.
Управление номерным фондом гостиницы
Создайте в сервисе базу для продажи номерного фонда гостиницы. Контур.Отель дает возможность сделать описание полным, с наличием актуальных фотографий. В этом случае описание будет наглядным в шахматке и на каналах бронирования, и администратор сможет сделать бронирование, сообщив гостю подробно, что его ожидает.
Актуальная информация
Вносите в сервис информацию о бронированиях, заездах и выездах. Таким образом, всем сотрудникам гостиницы всегда будет доступна актуальная информация о наличии свободных номеров на любую дату и время. И администраторам больше не придется передавать данные о бронированиях от смены к смене: достаточно открыть Контур.Отель и увидеть текущую ситуацию.
Кроме того, Контур.Отель напрямую связан с площадками бронирования (booking.com и ostrovok.ru). Поэтому вся актуальная информация: описание номерного фонда, доступные к продаже номера, тарифы отеля — автоматически транслируется из сервиса на площадки бронирования, с которыми вы работаете.
Никаких накладок
Контур.Отель поможет вашей гостинице соответствовать самому высокому уровню гостеприимства.
Сталкивались ли вы с ситуацией, когда гость уже приехал, а номер еще не готов, потому что сотрудник, который принимал бронь, не обратил внимания на нестандартное время заселения или отъезда?
С Контур.Отелем ваши сотрудники не пропустят важную информацию о раннем заезде и позднем выезде гостя. В сервисе еще на этапе приема бронирования администратор видит все пересечения по времени заезда-выезда, а значит, не допустит накладки.
Кроме того, просматривая список номеров, администратор может управлять расписанием уборок — вовремя сообщать горничным о том, какой номер необходимо подготовить к заезду, а где провести текущую уборку. Данные о времени последней уборки сохраняются — это поможет распределять задания среди сотрудников и контролировать загруженность персонала. Прямо в сервисе можно сформировать файл с заданием, распечатать и передать горничным.
Также в отметках о проделанной работе и комментариях остаются заметки об уборке. Их видят ответственные сотрудники — и это позволяет не только поддерживать высокий уровень сервиса, потому что персонал вовремя реагирует на просьбы гостей, но и отслеживать возможные нарушения правил проживания.
В сервисе доступна функция внесения комментариев так же еще на этапе обращения гостя в отель. Для будущих гостей это означает, что отель зафиксировал нужную информацию, пожелания, а значит стремится к индивидуальному сервису и ценит каждого гостя.
Оплаты перед глазами
В Контур.Отеле сотрудники гостиницы всегда видят точную информацию, внесена ли оплата. Они могут быстро проверить это, когда гость выезжает. Также Контур.Отель покажет, если номер оплачен не полностью или не внесена плата за дополнительные услуги.
С Контур.Отелем можно не беспокоиться, что администратор забудет передать информацию об оплате другой смене. Любой сотрудник, который будет принимать ключ у гостя, сможет точно проконтролировать итоговый расчет.
Тарифы
Вы можете гибко настраивать тарифы в зависимости от требований внешнего мира. Сформировать особые тарифы, которые будут соответствовать пожеланиям ваших гостей. А также учесть в тарифах периоды «высокого» и «низкого» сезонов.
Простой способ
управлять отелем
Облачный сервис для отелей, хостелов, гостиниц, гостевых домов, санаториев и апартаментов. С ним можно управлять номерным фондом, получать брони с сайта отеля и площадок бронирования, а также представлять сведения в МВД о гостях через интернет.
Всё необходимое для управления отелем и хостелом в одном окне
Ведите журнал бронирований в электронном виде, дополняйте и изменяйте информацию о забронированных номерах и ценах на них
Мгновенно передавайте в МВД уведомления о регистрации гостей
Контур.Отель – комплексная программа для гостиничного бизнеса, которая позволяет оперативно представлять сведения в МВД о прибывающих гостях.
Отчитывайтесь в установленный срок через интернет — без очередей,
расходов на курьера и риска получить штраф.
Отправляя уведомления через интернет, вы не рискуете опоздать и получить штраф. Экономьте свои деньги и не тратьте время ваших сотрудников на доставку документов в МВД.
Одним кликом отправляйте в УВМ МВД все уведомления. Заполняйте в системе или загружайте данные в форматах xml и csv. Выполняйте массовую онлайн-отправку уведомлений о гостях в УВМ МВД.
Все новые бронирования сами фиксируются в шахматке
Программа для отелей автоматизирует получение броней с подключенных площадок бронирования. Привлекайте больше клиентов, не тратя дополнительное время сотрудников.
Продавайте номера без посредников гостям со всего мира
Получайте бронирования с сайта и соцсетей без комисии агентствам или площадкам бронирования
Возможности
Регистрация гостей в МВД
Заполняйте сведения о гостях для постановки на миграционный учет в МВД и снятия с него.
Формируйте отчеты о пребывании гостей, печатайте уведомления по утвержденным формам.
Все бронирования в одном окне
Подключайте площадки интернет-бронирования и получайте новые заказы в реальном времени.
Отслеживайте заезды, выезды и оплату бронирования. Отмечайте ранний заезд и поздний выезд гостей, чтобы подготовить номер к заселению или новой продаже.
Настройка тарифов через календарь
Настраивайте тарифы для каждой категории номера в календаре.
Выбирайте интернет-площадки бронирования (booking.com и др.) для продажи номеров, добавляйте акции и особые условия тарифов.
Управление номерным фондом
Добавляйте фотографии и подробное описание. Настраивайте список включенных услуг в категориях номеров.
Управляйте готовностью номеров к новым бронированиям.
Управление прямыми продажами
Повышайте продажи с сайта отеля, используя модуль онлайн-бронирования.
Сайт и страницы гостиницы в соцсетях — это выгодные прямые каналы продаж. Они позволяют снизить долю бронирований с площадок, которые удерживают существенную комиссию.
Расчет курортного сбора
Моментально рассчитывайте сумму курортного сбора и формируйте отчет за период.
В 2018 году курортный сбор был введен в Ставропольском, Алтайском и Краснодарском крае (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Гостиницы, санатории, дома отдыха и другие объекты размещения должны рассчитывать и взимать сбор с постояльцев при их выезде, а в конце каждого месяца вносить сумму сбора в бюджет.
